A partir de 5 de janeiro, empresas de todos os setores iniciarão a adaptação ao novo modelo digital de cobrança de tributos previsto pela Reforma Tributária, que exigirá revisão de sistemas, atualização de cadastros, integração financeira e alinhamento tecnológico com o fisco.
Embora o recolhimento dos novos tributos só passe a valer em 2027, o próximo ano marca o início da fase técnica da transição e chega acompanhado de um efeito colateral que pode impactar diretamente o custo das operações: a dependência da conformidade fiscal dos fornecedores.
No novo sistema, se um parceiro na cadeia de suprimentos não recolher o imposto devido, a empresa contratante perde o direito ao crédito e, na prática, “paga a conta pelo erro do outro”.
O alerta foi feito por Evandro Gonçalves, CEO da Datatem, empresa especialista em conectividade e tecnologia de gestão, durante encontro que reuniu especialistas para esclarecer o que muda na operação e nos custos com a Reforma Tributária, quais pontos exigem ação imediata e porque áreas como TI, compras e operações passarão a ser tão impactadas quanto o financeiro.
Segundo Gonçalves, a maturidade fiscal e tecnológica dos fornecedores deixa de ser apenas uma boa prática e se torna parte da estratégia financeira das empresas.
“Acabou a era da confiança cega. A partir de 2026, a conformidade fiscal do seu fornecedor é um problema seu. Perguntar sobre a maturidade tecnológica e fiscal do parceiro antes de contratar deixou de ser boa prática e virou uma questão de sobrevivência financeira”.
Ele também reforça que as adequações não podem ser deixadas para 2027.
“Os testes começam em 2026. Se a sua empresa e seus fornecedores não estiverem prontos para trocar informações fiscais de forma correta, o prejuízo virá rápido, seja por perda de crédito, seja por retrabalho operacional”.
A primeira fase da Reforma será dedicada à adaptação técnica. Na prática, as empresas terão de atualizar layouts, preparar os ERPs (sistemas de gestão empresarial) e garantir compatibilidade com os eventos fiscais que alimentarão a apuração assistida — o novo sistema que exibirá em tempo real os débitos de quem vende e os créditos de quem compra.
Entre as mudanças previstas, estão a criação de novos documentos fiscais — como a NF3e (nota fiscal de energia elétrica) e a NFCON (nota de consumo) — e a introdução do cClassTrib, um código de classificação tributária padronizada que substituirá as antigas tabelas de enquadramento e definirá automaticamente como cada operação será tributada no novo sistema.
O código funcionará como uma “etiqueta fiscal”, identificando se o item é tributado integralmente, se tem redução, isenção ou outro regime especial, e será obrigatório em todas as notas a partir de 2026. “As notas recebidas em 2026 já virão em novo padrão.
Se você importa XML, vai dar divergência”, alertou Ribeiro, destacando que as empresas precisarão revisar cadastros e atualizar seus ERPs para suportar a nova linguagem fiscal.
Split payment antecipa saída de caixa
Outro mecanismo em desenvolvimento é o split payment, em que a instituição financeira separa automaticamente a parte do tributo no momento do pagamento ao fornecedor, remetendo o valor diretamente ao fisco.
A medida evita inadimplência tributária, mas antecipa a saída de caixa das empresas. As companhias precisarão revisar prazos de pagamento e simular o impacto da retenção automática sobre o fluxo financeiro.
Enquanto o split payment ainda não estiver em uso pleno, as empresas terão de recorrer a um mecanismo provisório chamado Recolhimento em Nome do Fornecedor (RAD). Nesse modelo, o comprador pode pagar o imposto diretamente ao governo em vez de depender de que o fornecedor o faça, garantindo o direito ao crédito tributário.
A adoção do mecanismo exigirá atenção redobrada das áreas jurídica, fiscal e de compras, que precisarão incluir cláusulas específicas nos contratos para definir quem recolhe, quem arca com juros e multas e como será feita a compensação. No campo tecnológico, os ERPs também precisarão acompanhar esse novo fluxo, registrando pagamentos feitos em nome de terceiros e conciliando essas informações na apuração assistida.
Outro ponto que demandará atenção imediata das empresas é a confirmação de recebimento da mercadoria ou serviço, chamada de manifesto do documento fiscal. A sigla MD-e (Manifesto do Documento Eletrônico) se tornará obrigatória em todas as operações e funcionará como um registro formal de que o comprador reconhece o recebimento da nota e valida a operação junto ao fisco.
Além da obrigatoriedade de manifestar o recebimento, o procedimento alimentará o novo modelo de apuração assistida, no qual o fisco cruzará as informações de nota fiscal, pagamento e confirmação de recebimento.
A exigência obriga as empresas a repensarem seus fluxos de compras e recebimento. Os sistemas precisarão notificar automaticamente cada nota recebida e gerar uma tarefa para o responsável confirmar o recebimento dentro do prazo legal. Cancelar uma nota fora deste prazo também terá custo alto: multa de 33% do valor do tributo.
A nova estrutura tributária exigirá também uma transformação tecnológica do Estado. A Receita Federal está construindo uma nuvem soberana, ambiente computacional próprio e isolado de provedores estrangeiros, destinado a processar o volume de dados fiscais que o modelo de apuração assistida vai gerar.
O Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro) é o responsável por desenvolver e operar essa infraestrutura, criando os mecanismos de comunicação entre os sistemas públicos e os ERPs das empresas. Segundo o tributarista, as primeiras integrações já estão em fase de testes.
Essas interfaces permitirão que as empresas enviem e recebam dados em tempo real, validando notas fiscais, créditos e pagamentos diretamente com os servidores do governo. A promessa é de maior precisão na apuração, mas o desafio será acompanhar a velocidade das atualizações.
