Empresas que ainda usam o SAP ECC precisam definir os próximos passos. A SAP prevê encerrar a manutenção mainstream do sistema em 31 de dezembro de 2027. A migração para o S/4HANA pode se estender por até 36 meses.

Mesmo com a data aparentemente distante, o prazo exige tempo para escolher a nova plataforma, planejar, testar e preparar as organizações.

Quantas empresas já migraram para o S/4HANA

Segundo a última estimativa do Gartner, de 2024, citada pela publicação CIO, apenas 39% dos cerca de 35 mil clientes de SAP ECC no mundo haviam migrado para o S/4HANA até o fim daquele ano.

Não há dados mais recentes com o mesmo recorte. O número ajuda a dimensionar quantas empresas ainda precisam decidir sobre seus sistemas de gestão.

Riscos de deixar a migração para o fim do prazo

Para Niviani Rudek, VP da Gateware, esperar o prazo final traz dificuldades adicionais, principalmente pela concentração da demanda por profissionais especializados e por empresas capazes de conduzir migrações.

“Se todo mundo resolver buscar alternativas ou optar pela migração no limite da vigência, oferta e demanda vão impactar diretamente o custo da solução. Há também o risco de não contar com a mão de obra mais qualificada e com o nível de serviço necessário para uma implementação segura”, afirma Niviani Rudek.

A executiva avalia que a migração deve ser tratada como decisão de negócio e tecnologia, e não apenas como atualização de sistema. Além do investimento com a implementadora, é preciso considerar o planejamento financeiro com profissionais alocados, estrutura física, entre outros itens.

“Ao longo dos mais de 26 anos de experiência liderando projetos complexos, é muito comum não considerar todo o investimento necessário em tempo de planejamento. O impacto nesse caso não é somente de justificar um desvio entre o previsto e realizado, mas sobretudo reputacional”, ressalta Niviani Rudek.

Gestão de mudanças desde o planejamento

Segundo a Gateware, incluir a gestão de mudanças organizacionais (GMO) já no planejamento ajuda a construir comunicação e condução de confiança em toda a organização.

“Projetos que apresentaram alto nível de desempenho contaram com a gestão de mudança antes da escolha dos parceiros de implementação”, afirma Niviani Rudek.

A recomendação para empresas que ainda usam o SAP ECC é conduzir as decisões em paralelo. A companhia pode definir a solução e negociar com fornecedores enquanto inicia a preparação organizacional. Assim, a mudança não fica condicionada ao início da implementação e permite antecipar decisões que poderiam afetar o cronograma.

Três formatos de gestão de mudanças

Na maioria dos casos, a decisão passa por três opções: contratar o serviço com a consultoria que implementa a solução, ter um time interno ou contratar uma consultoria independente. Segundo a executiva, a escolha errada pode comprometer o potencial do projeto.

Quando a GMO é oferecida pela própria implementadora, o ponto positivo é o menor desgaste para defender o investimento. Em contrapartida, a executiva vê risco de falta de imparcialidade.

“Não se iluda, não tem almoço grátis. O viés deste formato é aplicar o ferramental em benefício da implementadora e não da empresa contratante. Não há imparcialidade e é nítida a diferença de prioridades”, afirma Niviani Rudek.

Quando a GMO é feita pela própria empresa, o risco principal é a falta de domínio dos desafios de uma implementação SAP.

“Já vi formatos em que a empresa reforça o time interno, internalizando um especialista em projetos SAP. Infelizmente, isso não funciona, pois existe uma relação de subordinação, que é um critério decisivo para assegurar a imparcialidade”, reforça Niviani Rudek.

Para a executiva, a GMO feita por consultoria independente e especialista em implementações SAP reúne mais vantagens. O objetivo é assegurar os interesses da contratante, que não estão necessariamente no centro do trabalho da implementadora, como competências internas, capacidade de decisão, adesão das áreas e preparação das equipes.

Preparação da estrutura interna

A Gateware recomenda tratar a GMO como frente independente da implementação. Uma equipe dedicada acompanha os interesses da contratante e prepara a estrutura interna para receber a nova tecnologia. A proposta não substitui a empresa responsável pela implementação do SAP.

“A gestão de mudança organizacional tem que estar a serviço da empresa que está contratando”, afirma Niviani Rudek.

Segundo a empresa, a atuação independente também permite olhar para a organização dos testes. O trabalho deve começar antes da implementação, com diagnóstico das condições organizacionais e identificação de pontos a tratar. A análise contribui para decisões sobre escopo, responsabilidades internas e escolha dos parceiros.

Exemplo de custos evitados

A Gateware cita um projeto avaliado em cerca de R$ 30 milhões. Nele, a atuação da GMO representou cerca de R$ 1,2 milhão. A identificação antecipada de problemas de gestão, dimensionamento e execução ajudou a evitar entre R$ 7 milhões e R$ 8 milhões em custos adicionais.

Sem essas correções, o projeto poderia chegar a cerca de R$ 38 milhões, segundo a empresa.

Para a executiva, medir o sucesso depende da divisão adequada das responsabilidades.

“Tecnologia entra com o melhor, negócio entra com o melhor e gestão de mudança faz essa integração”, resume Niviani Rudek.